Xelveniq accorde une grande importance à la protection des données à caractère personnel et traite les données à caractère personnel fournies par les consommateurs lors de l’accès au site Internet, de l’achat de produits, de l’utilisation du service client ainsi que des procédures de retour, de remboursement, d’échange ou d’annulation de commande, conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
La présente Déclaration relative à la protection des données au titre du RGPD a pour objet d’expliquer les modalités de traitement des données à caractère personnel, les finalités du traitement, les bases juridiques, les durées de conservation, les destinataires des données ainsi que les droits en matière de protection des données que les consommateurs peuvent exercer lorsque les conditions applicables sont remplies.
1. Responsable du traitement des données et coordonnées
Les données à caractère personnel relatives aux commandes effectuées sur le site Internet, au service client et aux activités commerciales connexes sont traitées conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
Pour toute question concernant les modalités de traitement des données à caractère personnel, les droits en matière de protection des données ou la présente déclaration, vous pouvez contacter Xelveniq par les moyens suivants :
Adresse de contact : 531 E 54th St S, Wichita, KS 67216, US
Adresse e-mail du service client :servicecenter@xelveniq.com
Numéro de téléphone du service client : + 1 (316) 748-9206
Horaires de service : du lundi au vendredi, 9:00–12:30 / 14:00–18:00 (heure d’Europe centrale)
2. Types de données à caractère personnel traitées
Selon la manière dont le consommateur interagit avec le site Internet, les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées :
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Nom ;
-
Adresse e-mail ;
-
Numéro de téléphone ;
-
Adresse de livraison ;
-
Adresse de facturation ;
-
Numéro de commande et informations relatives à la commande ;
-
Produits achetés et informations relatives aux transactions correspondantes ;
-
Statut du paiement et informations nécessaires relatives à la transaction ;
-
Informations relatives aux retours, remboursements, échanges et annulations de commande ;
-
Informations fournies volontairement par le consommateur lors de ses communications avec le service client ;
-
Informations relatives à la logistique et à la livraison ;
-
Adresse IP ;
-
Informations relatives au navigateur et à l’appareil ;
-
Informations techniques relatives à l’accès au site Internet et à son utilisation ;
-
Données générées par les Cookies et technologies similaires.
Les données à caractère personnel sont collectées et utilisées uniquement dans la mesure nécessaire aux finalités de traitement concernées.
3. Sources des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel proviennent principalement du consommateur lui-même, notamment :
-
Les informations fournies lors de la création ou de la soumission d’une commande ;
-
Les informations fournies lors du renseignement des informations de livraison ou de facturation ;
-
Les informations fournies volontairement lors du contact avec le service client ;
-
Les informations fournies lors de la soumission d’une demande de retour, de remboursement, d’échange ou d’annulation ;
-
Les informations techniques générées lors de l’utilisation des fonctionnalités correspondantes du site Internet.
Certaines informations relatives à la livraison, au paiement ou aux aspects techniques peuvent être générées ou fournies par des prestataires de services tiers fournissant les services correspondants, tels que le statut du paiement d’une commande ou le statut de livraison.
4. Finalités du traitement des données à caractère personnel
Les données à caractère personnel peuvent être utilisées aux fins suivantes :
-
Créer, confirmer et gérer les commandes ;
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Traiter les achats de produits et les paiements ;
-
Préparer, expédier et livrer les produits ;
-
Fournir des services de suivi logistique et de livraison ;
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Fournir le service client ;
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Traiter les demandes et requêtes des consommateurs ;
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Traiter l’exercice du droit légal de rétractation de 14 jours ;
-
Traiter les retours, remboursements et échanges ;
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Traiter les annulations de commande ;
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Traiter les problèmes relatifs aux produits et les demandes de service après-vente ;
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Assurer le fonctionnement normal du site Internet ;
-
Protéger la sécurité du site Internet, des commandes et des transactions ;
-
Identifier et prévenir les fraudes, les abus ou les transactions non autorisées ;
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Respecter les obligations fiscales, comptables, de protection des consommateurs et autres obligations légales applicables ;
-
Effectuer des analyses, des opérations de marketing ou d’autres fonctionnalités choisies par le consommateur lorsque l’autorisation nécessaire a été obtenue ;
-
Traiter les demandes de droits formulées par les consommateurs conformément aux lois applicables en matière de protection des données.
Les données à caractère personnel ne seront pas utilisées à des fins manifestement incompatibles avec les finalités initiales de leur collecte, sauf si une base juridique applicable le permet.
5. Bases juridiques du traitement des données à caractère personnel
Selon la finalité spécifique du traitement des données, Xelveniq peut traiter les données à caractère personnel sur la base d’une ou plusieurs bases juridiques prévues par l’article 6 du RGPD.
5.1 Exécution du contrat
Lorsque le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution d’une commande, d’un paiement, d’une livraison, d’un retour ou d’un autre service contractuel demandé par le consommateur, la base juridique du traitement peut être l’exécution du contrat ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles prises à la demande du consommateur.
Par exemple, le traitement du nom, de l’adresse de livraison et des coordonnées est généralement nécessaire pour effectuer la livraison des produits.
5.2 Obligation légale
Lorsque la conservation ou la fourniture des informations concernées est requise par la loi, les données à caractère personnel peuvent être traitées afin de respecter une obligation légale.
Cela peut notamment comprendre les exigences applicables en matière fiscale, comptable, de protection des consommateurs, de conservation des documents relatifs aux transactions ainsi que les autres exigences légales ou réglementaires.
5.3 Intérêts légitimes
Lorsque le droit applicable le permet et après avoir effectué la mise en balance nécessaire des intérêts, certains traitements de données peuvent être fondés sur des intérêts légitimes, notamment :
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Maintenir la sécurité du site Internet et des systèmes d’information ;
-
Prévenir les fraudes et les abus ;
-
Traiter les demandes du service client ;
-
Conserver les dossiers nécessaires relatifs aux transactions et au service après-vente ;
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Gérer ou prévenir les litiges ;
-
Améliorer la sécurité et le fonctionnement de base du site Internet.
Lorsque le traitement est fondé sur des intérêts légitimes, l’impact potentiel du traitement concerné sur les droits et libertés fondamentaux du consommateur est pris en considération.
5.4 Consentement du consommateur
Pour les traitements de données nécessitant l’obtention préalable d’un consentement en vertu de la loi, tels que certains Cookies non nécessaires, certaines technologies d’analyse ou certains traitements liés au marketing, l’autorisation du consommateur sera obtenue lorsque cela est applicable.
Le consommateur peut retirer à tout moment son consentement à un traitement fondé sur celui-ci. Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant ce retrait sur la base d’un consentement valide.
6. La fourniture de données à caractère personnel est-elle obligatoire ?
Certaines données à caractère personnel sont nécessaires pour effectuer une commande et fournir les services correspondants.
Par exemple, sans adresse de livraison et coordonnées nécessaires, il peut être impossible d’effectuer la livraison des produits ; sans les informations nécessaires relatives à la commande, il peut également être impossible de traiter correctement les demandes de retour, de remboursement ou de service après-vente.
Lorsque les données sont nécessaires au respect d’une obligation légale ou à l’exécution d’un contrat et que le consommateur refuse de les fournir, la commande, le service ou la demande concernée peut ne pas pouvoir être traité normalement.
Pour les données qui ne sont pas nécessaires, il sera indiqué, selon les circonstances, si leur fourniture peut être refusée.
7. Décision automatisée et profilage
Sauf indication contraire explicite, Xelveniq ne prend pas, sur la base des données à caractère personnel du consommateur, de décisions exclusivement automatisées produisant à l’égard du consommateur des effets juridiques ou des effets similaires significatifs.
Si, à l’avenir, des décisions automatisées ou un profilage ayant des effets similaires significatifs au sens de l’article 22 du RGPD sont utilisés, les informations correspondantes ainsi que les garanties nécessaires seront fournies au consommateur conformément au droit applicable.
8. Destinataires des données à caractère personnel
Dans la mesure nécessaire à l’exécution des commandes et à la fourniture des services du site Internet, les données à caractère personnel peuvent être traitées par les prestataires de services concernés.
Les catégories de services susceptibles d’être concernées comprennent :
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Les prestataires de services de paiement ;
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Les prestataires professionnels de services logistiques ;
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Les prestataires de services d’hébergement et de services techniques du site Internet ;
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Les prestataires de services de stockage des données et de sécurité de l’information ;
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Les prestataires de services liés au service client ;
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Les prestataires de services d’analyse du site Internet ;
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Les prestataires de services technologiques de marketing ou de publicité utilisés après obtention de l’autorisation nécessaire ;
-
Les organismes professionnels ou autorités compétentes fournissant des services lorsque la loi l’exige.
Les destinataires concernés ne traitent les données à caractère personnel que dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs services respectifs et doivent respecter les obligations correspondantes en matière de protection des données conformément aux exigences applicables.
9. Données de paiement
Le site Internet prend en charge les moyens de paiement suivants :
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Visa
-
Mastercard
-
American Express
Les données de paiement nécessaires au cours du processus de paiement de la commande peuvent être traitées directement par le prestataire de services de paiement concerné.
Afin d’exécuter la commande et de vérifier le statut du paiement, Xelveniq peut recevoir les informations transactionnelles nécessaires, telles que le statut du paiement, le numéro de transaction ou d’autres informations relatives au traitement de la commande.
Les informations complètes relatives aux cartes bancaires qui ne sont pas nécessaires ne sont pas conservées sur la base de la présente déclaration.
10. Données relatives à la livraison
Afin d’effectuer la livraison des produits, les données à caractère personnel nécessaires peuvent être communiquées au prestataire professionnel de services logistiques désigné.
Les informations concernées peuvent comprendre le nom du destinataire, l’adresse de livraison, le numéro de téléphone, le numéro de commande ainsi que les autres informations nécessaires à la livraison logistique.
Le prestataire de services logistiques peut traiter les informations concernées conformément à sa propre politique de protection des données et aux lois applicables.
11. Durée de conservation des données
La durée de conservation des données à caractère personnel dépend du type de données, de la finalité du traitement et des exigences légales applicables.
Les données relatives aux commandes et aux transactions peuvent devoir être conservées jusqu’à l’expiration de la période nécessaire au traitement de la commande, à la fourniture du service après-vente et au respect des obligations légales correspondantes.
Les informations fiscales, comptables et autres informations dont la conservation est légalement obligatoire seront conservées pendant les périodes prévues par les lois correspondantes.
Les informations relatives au service client, aux retours, aux remboursements, aux échanges et au traitement des litiges seront conservées pendant la période nécessaire au traitement des demandes concernées, au respect des obligations légales et à la protection des intérêts légitimes.
Lorsque les données à caractère personnel ne disposent plus d’une finalité légitime de traitement et qu’aucune autre base légale de conservation n’existe, elles seront supprimées, anonymisées ou traitées de toute autre manière appropriée conformément au droit applicable.
12. Sécurité des données
Xelveniq met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel et de réduire les risques d’accès non autorisé, de modification, de perte, d’utilisation abusive ou de divulgation des données.
Les mesures concernées peuvent notamment comprendre :
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Le contrôle des droits d’accès aux données ;
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La limitation des droits d’accès aux membres du personnel ou aux prestataires de services qui en ont besoin ;
-
Les mesures de sécurité du site Internet et des systèmes ;
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La protection appropriée des données lors de leur transmission ;
-
La surveillance nécessaire de la sécurité de l’information ;
-
La gestion des autorisations de traitement des données.
En raison des risques de sécurité inhérents à l’environnement Internet, aucune transmission de données ni aucun mode de stockage électronique ne peut garantir une sécurité absolue.
En cas de violation de données à caractère personnel pour laquelle le droit applicable exige d’informer le consommateur ou l’autorité de contrôle, les mesures correspondantes seront prises conformément aux dispositions légales applicables.
13. Transferts internationaux de données
Certains prestataires de services techniques, de paiement, de logistique ou d’autres services peuvent fournir leurs services en dehors de l’Espace économique européen.
Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers des pays ou territoires situés en dehors de l’Espace économique européen, des mécanismes appropriés de protection des données seront mis en œuvre conformément au RGPD et aux autres lois applicables en matière de protection des données.
Selon les circonstances, les mécanismes de protection concernés peuvent notamment comprendre :
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Les décisions d’adéquation de la Commission européenne concernant certains pays ou territoires ;
-
Les clauses contractuelles types de l’Union européenne ;
-
Les autres garanties de transfert de données reconnues par le droit applicable.
Si le consommateur souhaite obtenir des informations sur les garanties utilisées pour un transfert international spécifique de données, il peut adresser une demande correspondante à l’adresse e-mail du service client.
14. Droits des consommateurs en matière de protection des données
Lorsque les conditions prévues par le RGPD et les autres lois applicables en matière de protection des données sont remplies, le consommateur peut bénéficier des droits suivants :
14.1 Droit d’accès
Le consommateur a le droit de savoir si ses données à caractère personnel font l’objet d’un traitement et, lorsque les conditions applicables sont remplies, d’obtenir une copie des données à caractère personnel concernées ainsi que des informations relatives à leur traitement.
14.2 Droit de rectification
Si les données à caractère personnel sont inexactes ou incomplètes, le consommateur peut demander la rectification ou le complément des informations concernées.
14.3 Droit à l’effacement
Dans les cas prévus par le RGPD, le consommateur peut demander l’effacement de ses données à caractère personnel.
Le droit à l’effacement n’est pas un droit absolu. Lorsque la loi exige la conservation des données concernées ou lorsqu’il existe une autre base légale de traitement, il peut être impossible de supprimer immédiatement toutes les données.
14.4 Droit à la limitation du traitement
Dans les cas prévus par le RGPD, le consommateur peut demander la limitation du traitement de ses données à caractère personnel.
14.5 Droit d’opposition au traitement
Dans certaines circonstances, le consommateur a le droit de s’opposer au traitement de ses données à caractère personnel fondé sur des intérêts légitimes.
Lorsque les données à caractère personnel sont utilisées à des fins de prospection commerciale directe, le consommateur peut généralement s’opposer à tout moment à l’utilisation de ses données à caractère personnel à ces fins.
14.6 Droit à la portabilité des données
Pour certaines données à caractère personnel traitées de manière automatisée sur la base du consentement ou d’un contrat, lorsque les conditions prévues par le RGPD sont remplies, le consommateur peut demander à recevoir les données à caractère personnel concernées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou, lorsque cela est techniquement possible et que les conditions applicables sont remplies, demander leur transmission à un autre responsable du traitement.
14.7 Retrait du consentement
Lorsque le traitement des données à caractère personnel est fondé sur le consentement du consommateur, celui-ci peut retirer à tout moment le consentement qu’il a précédemment donné.
Le retrait du consentement n’affecte pas la licéité du traitement des données effectué avant ce retrait sur la base d’un consentement valide.
15. Exercice des droits en matière de protection des données
Le consommateur peut soumettre une demande relative à l’exercice de ses droits en matière de protection des données par l’intermédiaire de l’adresse e-mail du service client.
Afin de protéger la sécurité des données à caractère personnel, des mesures raisonnables peuvent être nécessaires pour vérifier l’identité de la personne présentant une demande concernant des données à caractère personnel.
Le consommateur n’a pas à payer de frais déraisonnables pour exercer les droits en matière de protection des données qui lui sont légalement accordés. Pour les demandes manifestement infondées, répétitives ou excessives, des mesures appropriées peuvent être prises lorsque le droit applicable le permet.
Adresse de contact : 531 E 54th St S, Wichita, KS 67216, US
Adresse e-mail du service client :servicecenter@xelveniq.com
Numéro de téléphone du service client : + 1 (316) 748-9206
Horaires de service : du lundi au vendredi, 9:00–12:30 / 14:00–18:00 (heure d’Europe centrale)
16. Réponse aux demandes relatives à la protection des données
Les demandes relatives aux droits en matière de protection des données soumises par les consommateurs seront traitées dans les délais prévus par le RGPD.
En règle générale, les demandes concernées doivent être traitées dans un délai d’un mois à compter de leur réception. Lorsque la demande est particulièrement complexe ou lorsque le nombre de demandes reçues est important, le délai de traitement peut être prolongé conformément au RGPD lorsque cela est applicable.
Si le délai de traitement doit être prolongé, le consommateur sera informé des circonstances et des motifs correspondants conformément au droit applicable.
17. Réclamation auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données
Le consommateur a le droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données compétente, sans être tenu de contacter préalablement Xelveniq pour tenter de résoudre le problème concerné.
Pour les consommateurs situés en France, une réclamation peut être adressée à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Le consommateur peut également, selon les circonstances, déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données compétente dans son lieu de résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu où la violation présumée de la protection des données a été commise.
La compétence des autorités de contrôle concernées ainsi que les modalités spécifiques de dépôt d’une réclamation sont déterminées sur la base des informations publiées sur leurs sites Internet officiels.
18. Cookies et technologies similaires
Le site Internet peut utiliser des Cookies et des technologies similaires pour prendre en charge les fonctionnalités essentielles du site Internet, le processus d’achat, les mécanismes de sécurité et les paramètres des utilisateurs.
Pour les Cookies analytiques, marketing ou autres qui ne sont pas nécessaires, lorsque le droit applicable l’exige, ils seront utilisés après obtention du consentement du consommateur.
Le consommateur peut gérer ses choix correspondants au moyen de l’outil de configuration des Cookies fourni par le site Internet ou supprimer ou limiter les Cookies dans les paramètres de son navigateur.
Pour plus d’informations sur les types spécifiques de Cookies, leurs finalités et leurs modalités de gestion, veuillez consulter la « Politique relative aux Cookies ».
19. Sites Internet tiers
Le site Internet peut contenir des liens vers d’autres sites Internet ou services tiers.
Lorsque le consommateur quitte le site Internet de Xelveniq et accède à un site Internet tiers, les pratiques de traitement des données de ce site sont régies par sa propre politique de confidentialité et ses propres règles en matière de protection des données.
Avant de fournir des informations personnelles à un site Internet tiers, il est recommandé de consulter les informations relatives à la confidentialité publiées par le site Internet tiers concerné.
20. Données à caractère personnel des mineurs
Les services du site Internet ne sont pas principalement destinés aux mineurs.
Si un représentant légal constate qu’un mineur a soumis des données à caractère personnel au site Internet sans autorisation appropriée, il peut contacter Xelveniq à l’adresse e-mail du service client et fournir les informations pertinentes.
Après réception de la demande, Xelveniq vérifiera et traitera la situation conformément aux lois applicables en matière de protection des données et aux circonstances spécifiques.
21. Mise à jour de la Déclaration relative à la protection des données
La présente Déclaration relative à la protection des données au titre du RGPD peut être mise à jour lorsque cela est nécessaire en raison de l’évolution des fonctionnalités du site Internet, des activités de traitement des données, de l’environnement technique ou des lois et réglementations applicables.
La version mise à jour sera publiée sur le site Internet et s’appliquera à compter de la date d’entrée en vigueur indiquée sur la page.
En cas de modification importante des modalités de traitement des données à caractère personnel, les informations ou mesures de consentement correspondantes seront mises en œuvre conformément au droit applicable.
22. Coordonnées
Pour toute question concernant la présente Déclaration relative à la protection des données au titre du RGPD, les modalités de traitement des données à caractère personnel ou les droits des consommateurs en matière de protection des données, vous pouvez contacter Xelveniq par les moyens suivants :
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